Ledarskap och kommunikationsstilar

Hur hänger ledarskap ihop med kommunikation? Det har genoförts studier om detta sedan 1960-talet. Det som varierar över tid är synen på ledarskap och synen på kommunikation. I detta inlägg beskrivs en studie där fokus låg på ledares stil och framför allt på deras kommunikationsstil.

Organisations- och ledarskapsforskarna Rudi Klauss och professor Bernard Bass (1982) genomförde i början av 1980-talet en omfattande studie kring kommunikation i flera olika organisationer. De ville se hur olika kommunikationsstilar påverkade fyra aspekter av verksamheten. Denna påverkan undersöktes genom fyra effekter.

Fem till sex kommunikationsstilar

De sex kommunikationsstilarna som de utgick ifrån var:

• Vårdade budskap
• Öppen och tvåvägs
• Direkt
• Aktiv lyssnare
• Informell
• Kort och koncis

Vårdade budskap står för en kommunikationsstil där man väger orden på guldvåg och är mån om att använda rätt formuleringar för situationen. Öppen och tvåvägs innebär en stil där man tar den andras perspektiv, väger in andras åsikter och ger återkoppling. Att vara direkt i sin kommunikationsstil är att säga precis vad man tycker och därtill stå på sig om någon annan har andra åsikter.

En aktiv lyssnare har ett stort fokus på vad den andra säger och låter den andra prata till punkt. Det handlar också om att visa att man lyssnar och tar till sig budskapet. En informell kommunikationsstil är avslappnad och vardaglig. Det görs inga ansatser till att markera olikhet eller skillnader i roller. Att ha en kommunikationsstil som är kort och koncis innebär att använda få ord och att vara kärnfull. Man kommer tidigt till skott.

Klauss och Bass upptäckte tidigt att den sjätte och sista stilen inte var användbar i deras studie. Den var för lik några av de andra stilarna.

Ledarskapets effekter

De fyra effekterna som användes var:

• Tillfreds med ledaren som person
• Tillfreds med sitt jobb och att den egna kompetensen tas tillvara
• Tydlig rollfördelning och tydliga förväntningar
• Effektivitet

I studien tar de reda på hur tillfreds deltagarna är med sina ledare vilket har betydelse för hur man trivs och hur väl man utför sina arbetsuppgifter. Att vara tillfreds med sitt jobb innebär att man trivs, ser sina kompetenser som värdefulla och blir uppskattad. Det är alltid en fördel som anställd att tydligt veta vilken roll man har så att man slipper osäkerhet kring uppgifter och ansvar samt att man därmed också vet vilka förväntningar som ställs så att man kan uppfylla dessa. Effektivitet står för om enheten man ingår i är effektiv jämfört med andra enheter.

Resultatet ska nu visa hur de fem utvalda kommunikationsstilarna förhåller sig till de fyra olika effekterna i organisationen. Det hade varit enkelt om man tydligt kunde peka ut en kommunikationsstil som den mest värdefulla men sanningen är att olika kommunikationsstilar värderades högt i olika typer av organisationer.

De IT-företag som ingick i studien värderade kommunikationsstilen öppen och tvåvägs högst då den hade störst inverkan på samtliga fyra effekter. Informell kommunikationsstil är näst högst rankad i samtliga fyra fall. I andra änden är den som vårdar sina budskap följt av den som är direkt i sin kommunikation. De två senare behöver inte vara dåliga sätt att kommunicera men de gör inte skillnad på ett positivt sätt i samma utsträckning som de andra stilarna. Ledare som vårdar sina budskap kan verka fega, långsamma eller omständliga. Ledare som är direkta kan verka självcentrerade, okänsliga och klumpiga.

De organisationer som ägnade sig åt statlig marin verksamhet var mer oeniga. När det gällde tydliga roller var de som vårdade budskapen, de som kommunicerade öppet och tvåvägs samt de som var direkta i sin kommunikation mest värdefulla. När det kommer till hur nöjd man är med sin ledare är det öppen och tvåvägs kommunikation och informell kommunikationsstil som fungerar bäst. Att känna sig tillfreds med sitt jobb är främst associerat med direkt kommunikation och därefter öppen och tvåvägs tillsammans med vårdade budskap.

I de organisationer som fanns inom socialtjänsten var det två kommunikationsstilar som stack ut överlag, nämligen öppen och tvåvägs följt av aktiva lyssnare. Den informella kommunikationsstilen fungerade inte bra i dessa organisationer.

Vid regressionsanalyser[1] för de tre områdena är det tydligt att en av kommunikationsstilarna framträder som den mest värdefulla. Det är öppen och tvåvägs kommunikationsstil som är mest betydande för tydliga roller, effektivitet och att vara tillfreds med sitt jobb. En aktiv lyssnare är viktigast för att man ska vara tillfreds med sin ledare inom socialtjänsterna. En ledare som vårdar sina budskap är mest värdefull för de marina verksamheterna när det gäller tydliga roller.

Kommunikationsstilar har inte alltid direkt effekt utan kan även ha indirekt effekt. Vid en regressionsanalys kring indirekt effekt framstod Informell kommunikationsstil som mest inflytelserik följt av öppen och tvåvägs kommunikationsstil samt att vara aktiv lyssnare.

Sammantaget kan man säga att öppen och tvåvägs kommunikationsstil fungerar bäst i breda sammanhang följt av informell kommunikationsstil och att vara en aktiv lyssnare. Det finns en variation i vilken stil som fungerar bäst beroende på organisationstyp och vilka effekter man tittar på.

Slutsatser

Från Klauss och Bass (1982) studie kan man dra följande slutsatser:

• Ledares kommunikationsstilar är användbara och har reell effekt på verksamheten och medarbetarna.
• Ledares kommunikationsstilar fungerar olika bra beroende på vilken typ av organisation de förekommer i.
• Ledares kommunikationsstilar fungerar olika bra beroende på vilken typ av effekt man tittar på.
• Den mest generellt gångbara kommunikationsstilen bland ledare är öppen och tvåvägs.
• Man får inte underskatta ledares kommunikationsstilars indirekta effekt på verksamheten.

En ledare har sällan en kommunikationsstil. En mix av kommunikationsstilar ger en mer och komplex bild över en ledares sätt att kommunicera. I denna mix kan man dock rekommendera att öppen och tvåvägs kommunikationsstil finns med.

Lärdomar

Klauss och Bass (1982) menar att man kan utveckla vilken kommunikationsstil man än önskar. Man kan helt enkelt lära sig vissa sätt att kommunicera och agera. Eftersom kommunikationsstilen att kommunicera öppet och tvåvägs framhävs som den viktigaste ska Klauss och Bass råd om vad man behöver utveckla och förfina presenteras som en avrundning från deras studie.

Det första rådet är att använda sig av öppna frågor. Öppna frågor är frågor som inte har ett givet svar. Genom att använda öppna frågor visar man att man är intresserad av vad den andra tänker och tycker (Jensen, 2015). Det är också en hjälp att tillsammans summera vad som har sagts som svar på en fråga.

Istället för att säga åt människor vad de ska göra eller hur de ska göra det är det bättre att fråga hur de uppfattar ett problem eller särskilt område, hur de tänker sig att hantera problemet och på vilket sätt ledaren kan bistå.

En öppen och tvåvägs kommunikationsstil innebär att ledaren bidrar till att följaren känner sig trygg. Medarbetare mår bäst och presterar bäst när de känner sig hemma, vilket de gör där de är trygga. Undvik att avbryta när de pratar, undvik att kritisera, undvik att värdera deras insatser eller dem själva som person och undvik att gräla på dem. Med en öppen och vänlig hållning söker de ledarens stöd när de behöver den.

Fördjupa dig inom denna kommunikationsstil genom att läsa mer om de viktigaste kommunikationssätten i Johansson och Hamrins (2013) svenska studie. Sedan 1980-talet då Klauss och Bass genomförde sin studie har fokus flyttats från kommunikationsstil till kommunikationskompetens.

 

[1] Regressionsanalys är en statistisk analysmetod som viktar olika faktorer och där man kan se vilken faktor som har störst inverkan på den faktor som påverkas (den faktor i analysen som kallas beroende).

---

Andra inlägg

• Om Ledarskap - hur vet man att en ledarskapsteori är bra?
• Ledarskap - en interaktiv ansats
• Hr-specialist
• Ledarskap, alexitymi och EQ
• Ledarskap mitt i verksamheten
• Ödmjukt ledarskap (Humble leadership)
• Ledarskap och relationskompetens
• Ledarskap och etik
• Självledarskap
• Positionellt och processuellt ledarskap